Organizacja konferencji Katowice – jakość świadczy o Tobie.

Jak pewnie wszyscy wiemy – organizacja pokazu, szkolenia, konferencji, szkoleń lub innego rodzaju wydarzenia społecznego nie jest przedsięwzięciem, którego organizację można przeprowadzić ad hoc. Wydarzenie, jakim jest konferencja firmowa, nie pozstaje bez echa. To jak zostanie przeprowadzona i co się wydarzy w trakcie jej trwania, ma długofalowy wpływ na postrzeganie firmy (wizerunek), losy dalszej współpracy z kontrahentami, wzrost lub spadek sprzedaży produktów i usług, a nawet wysokość zapłaconego przez nas podatku. Wszystkie te powody są absolutnie wystarczające, by dobrze się przygotować i wybrać odpowiednie miejsce, spełniające określone kryteria, którymi szerzej się zajmiemy podpowiadając jednocześnie na co zwrócić szczególną uwagę przy wyborze sali konferencyjnej.

Wynajem sali konferencyjnej – czynniki wpływające na wysoki poziom organizacji konferencji

To, z czym się spotkają zaproszeni goście podczas konferencji, szkolenia czy prezentacji, będzie naszą wizytówką i przez długi czas będzie kojarzyło się im z prowadzoną przez nas firmą. Z tego właśnie powodu wszelkie działania związane z organizacją konferencji, szkoleń i innych tego typu wydarzeń muszą być skrupulatnie przemyślane, zaplanowane i zgodnie z planem zrealizowane. Bardzo ważna jest również umiejętność przewidywania nieoczekiwanych sytuacji i zabezpieczania się na wypadek ich wystąpienia (lub minimalizowania ich skutków), aby w miarę możliwości uniknąć wpadek i związanego z nimi zakłopotania lub mieć gotowe rozwiązanie, gdyby wpadki jednak się przydarzyły.

Wybór sali konferencyjnej

Fundamentalną bez wątpienia sprawą przy organizowaniu konferencji, szkoleń, prezentacji i innych wydarzeń tego rodzaju jest decyzja o wynajęciu sali konferencyjnej. Wybór nie jest wcale prosty i to nie tylko z uwagi na szeroką ofertę sal konferencyjnych. Ważne są również odpowiedzi na pytania, co oceniać i jakie parametry brać pod uwagę, by dokonać właściwego wyboru i mieć pewność, że wybrana przez nas sala konferencyjna jest rzeczywiście optymalna dla realizowanego przez nas celu? Aby podjąć najlepszą możliwą decyzję, trzeba najpierw dobrze się zastanowić i określić, jakie są nasze potrzeby, jakie wymagania stawiamy sali konferencyjnej, którą chcemy wynająć. Oraz – co z pewnością w wielu przypadkach ma ogromne znaczenie – jakie fundusze jesteśmy w stanie na ten cel przeznaczyć.

Jakie czynniki zatem wziąć pod uwagę i nad czym konkretnie się zastanowić?

Przede wszystkim bardzo ważne jest określenie, ile osób chcemy zaprosić i czy wynajęta sala konferencyjna bez problemu pomieści tylu gości w wybranym przez nas ustawieniu oraz zapewni, że będą czuli się komfortowo. Druga istotna kwestia to lokalizacja sali i dojazd. Nie byłoby zbyt dobrze, by dotarcie na miejsce stanowiło dla zaproszonych gości poważny problem. Bliska lokalizacja większego węzła komunikacyjnego jest więc pożądana. Istotne jest też położenie i otoczenie: lepiej gdy  sala konferencyjna mieści się na obrzeżach miasta niż hałaśliwym, pełnym smogu centrum. Ma to znaczenie zwłaszcza latem, gdyż wpływa pozytywnie na samopoczucie zaproszonych gości.

Wyposażenie i obsługa sali konferencyjnej do wynajęcia 

Jeśli o lecie rozmawiamy – istotną sprawą jest sprawdzenie, czy sala konferencyjna wyposażona jest w wydajną klimatyzację, zwłaszcza jeśli zapraszamy dużą ilość osób. Jej brak lub niewydolność może zdezorganizować nawet najlepiej przygotowaną imprezę (poprzez ukrop panujący na sali lub też hałas dobiegający z ulicy przez z konieczności otwarte okna). Aby przekonać się osobiście, w jakim stopniu opis sali konferencyjnej i jej wyposażenia na ulotce reklamowej lub stronie internetowej zgadza się ze stanem faktycznym – najlepiej udać się samemu na miejsce i sprawdzić jak to wygląda w rzeczywistości. Wcześniejsza wizyta w miejscu, gdzie znajduje się wybrana przez nas sala konferencyjna (nawet kilkukrotna) ma też inną, dodatkową wielką zaletę – pozwoli nam przynajmniej częściowo poznać personel obiektu, który będzie przy obsłudze naszej konferencji. Warto wiedzieć, że osoby tam zatrudnione będą nam towarzyszyły podczas konferencji (szkolenia, prezentacji) i będą miały bezpośredni wpływ na jej ostateczny przebieg i rezultat. Dobrze więc jest przekonać się, na ile sprawnie i bezkonfliktowo jesteśmy w stanie komunikować się z tymi osobami, pozyskać potrzebne informacje (i czy odpowiadają one rzeczywistości) oraz na ile osoby te wykazują chęć współpracy i dobrą wolę, by świadczyć nam usługi na najwyższym poziomie, a na ile unikają komunikacji.

Inne ważne detale

Kolejny dość istotny szczegół to sprawdzenie, czy w sali konferencyjnej jest dostęp do internetu, wi-fi i zasięg telefoniczny lub w przypadku Internetu – możliwość łatwego jego wyłączenia na czas pokazu/prezentacji (nie wszyscy chcemy by w czasie trwania szkolenia jego uczestnicy buszowali po Internecie). Z pewnością atutem sali konferencyjnej będzie  projektor multimedialny, a co za tym idzie – możliwość jej zaciemniania w godzinach dziennych. Sprawdźmy też, czy sala konferencyjna ma odpowiednie do naszych potrzeb nagłośnienie? Warto też odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wystrój sali jest atrakcyjny, adekwatny do rodzaju organizowanego przez nas wydarzenia i stylu bycia zaproszonych gości lub odwrotnie – czy nadmierna ilość dodatków i upiększeń nie będzie dekoncentrowała naszych gości odwracając ich uwagę od meritum spotkania. 

Dobre posiłki

Kolejna istotna sprawa – jakość oferowanych posiłków. Jeśli chcemy zaprosić naszych gości na obiad lub poczęstunek, warto sprawdzić, czy istnieje możliwość zamówienia ich na miejscu oraz jakiej jakości jest serwowane menu. Nawet jeśli nie oferujemy naszym gościom posiłków, warto by mogli na miejscu skorzystać z usług restauracji w trakcie przerwy czy po zakończeniu spotkania. Z pewnością smaczne, ładnie podane jedzenie bardzo korzystnie wpłynie na odbiór naszej marki przez uczestników spotkania.

Opinie innych

Jednym z argumentów, które mogą stanowić ukoronowanie podejmowanej przez nas decyzji o wynajęciu sali konferencyjnej, jest skorzystanie z opinii innych. W dobie Internetu jest to niezwykle proste. Poleganie na opiniach nie zawsze się sprawdza (każdy ma inne wymagania, oczekiwania lub budżet – odnosi się to zwykle do ocen mało/dużo), ale na pewno powinny stanowić one ważny głos w podejmowaniu decyzji za lub przeciw. Sprawdzenie, jakimi opiniami cieszy się sala konferencyjna, pozwoli nam uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, gdyż jest bardzo prawdopodobne, że mogą one spotkać i nas. 

Zaplecze noclegowe

Jeśli organizowane przez nas wydarzenie ma trwać dłużej niż jeden dzień lub gościmy partnerów biznesowych z daleka, dodatkowym atutem będą z pewnością pokoje gościnne o wysokim standardzie, w których nasi goście będą mogli odpocząć i zrelaksować się.



Tanie noclegi Mysłowice

Tanie noclegi Chorzów

Tanie noclegi Jaworzno